La procédure de certification

La procédure de certification

En amont de l’audit, l’organisme certificateur adressera à la structure auditée un « plan d’audit ». Ce document détaillera :

• le périmètre de l’audit,
• le déroulement précis de la journée,
• les indicateurs du référentiel qui seront audités,
• ainsi que la liste des personnes rencontrées.

La procédure de certification comprend plusieurs phases :

• Un audit dit « initial », afin de s’assurer que les actions de développement des compétences correspondent aux exigences fixées par la loi. Si c’est bien le cas, la certification est délivrée pour une durée de 3 ans. Cet audit pourra voir sa durée allégée si l’organisme de formation dispose déjà d’une certification présente sur la liste CNEFOP.

Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, l’arrêté du 7 décembre 2020, publié au Journal officiel du 13 décembre, autorise les organismes de formation a réaliser leur audit initial à distance jusqu’au 31 décembre 2021.

• Un audit « de surveillance » permettra ensuite de s’assurer que le référentiel est bien appliqué. Cet audit sera réalisé à mi-parcours entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification. L’audit de surveillance peut être effectué à distance, mais également sur site.
• Enfin, un audit dit « de renouvellement » s’effectuera durant la troisième année, avant l’expiration de la certification.

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L’organisme peut également demander que la certification soit élargie à d’autre types d’actions de développement des compétences (bilans de compétences, VAE, apprentissage...). Pour cela un audit d’extension peut être mis en œuvre. C’est audit s’inscrira dans un périmètre identique à celui de l’audit initial.

Conséquence de la Covid-19, la date limite d’obtention de la certification qualité Qualiopi a été reportée d’une année (passant du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022). Les organismes qui auront été certifiés Qualiopi avant le 1er janvier 2021, verront la durée de validité de cette certification étendue exceptionnellement à quatre ans (au lieu de trois ans). Dans ce cas de figure, l'audit de renouvellement s'effectuera au cours de la quatrième année de validité de la certification, avant son expiration.

La durée des audits

La durée des audits a été fixé par l’arrêté du 6 juin 2019. Sa durée dépend :

• du chiffre d’affaire de la structure,
• du ou des types d’actions proposées,
• et du nombre de sites audités.

En cas de non-conformité au référentiel

Durant l’audit initial ou de surveillance, 2 types de non-conformités peuvent être constatées : des non-conformités dites « mineures » et des non-conformités dites « majeures ».

Si un élément de preuve est indisponible et ne permet pas d’attester la conformité au référentiel, l’absence de cet élément entraine une non-conformité.

L’organisme certificateur peut également délivrer une certification uniquement sur le ou les seuls types d’actions répondants totalement au référentiel, et demander à poursuivre ses investigations concernant d’autres types d’actions de formation ne répondant pas eux, entièrement au référentiel.

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Une non-conformité mineure, implique au prestataire d’actions concourant au développement des compétences, l’établissement et la mise en œuvre d’un plan d’action sur 6 mois. Ce plan d’action est alors adressé à l’organisme certificateur. Si la non-conformité n’est pas levée, cette dernière est requalifiée en non-conformité majeure.

Une non-conformité majeure entraine elle, la mise en œuvre d’actions correctives sous 3 mois. A défaut, la certification est suspendue. Si passé le délai de 3 mois, la non-conformité n’est pas levée, la certification Qualiopi est alors retirée. Ce qui entraine la réalisation d’un nouvel audit initial de certification.

La constatation de 5 non-conformités mineures entraine la même sanction qu’une non-conformité majeure, soit : la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives, l’interruption ou le retrait de la certification.

Une non-conformité majeure pourra être observée pour les indicateurs n° 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.

On passe ainsi d’une logique déclarative (dépôt de document sur Datadock) à un audit. Il s’agit alors de prouver la transmission d’informations et l’application effective et opérationnelle de procédures et de démarches.