Les organismes de formation (OF) proposant des actions de formation, de bilans de compétences, de VAE et/ou d’apprentissage et souhaitant accéder aux fonds publics, devront être détenteurs à compter du 1er janvier 2022 de la certification qualité Qualiopi.
Dans le cadre de ses missions d’évaluation, France compétences publie une note d’analyse portant sur « les positions et logiques d’action des prestataires de formation face à la certification Qualiopi ».
Menée dans la phase démarrage et déploiement de la certification, cette étude met en relief des mécanismes d’appropriations diverses. Cette enquête a associé 71 organismes de formation et CFA, 9 organismes certificateurs, ainsi que 11 financeurs.
Impact de la crise sanitaire sur les engagements dans le processus de certification
La crise sanitaire a opéré une segmentation des organismes de formation dans leur démarche de certification Qualiopi. Les organismes ayant débuté la procédure de certification avant la crise sanitaire ont pu poursuivre leurs parcours grâce à la possibilité d’effectuer l’audit initial à distance. A l’inverse, les organismes n’ayant pas entamé de démarche de certification, ont pris la décision de reporter ce chantier au lendemain du premier confinement. Ce report, fait craindre aux organismes certificateurs la création d’un « goulot d’étranglement », face à l’accumulation de certification à délivrer avant l’échéance du 1er janvier 2022.
Caractéristiques des premiers OF engagés dans la certification
Les premiers organismes de formation à se lancer dans cette démarche, étaient pour la plupart aguerrit avec les procédures de normalisation. Autre caractéristique prégnante, la part des fonds publics et mutualisés représentent plus de 50 % de leur activité.
Les organismes certificateurs notent également la présence, en quantité moindre, d’organismes de formation bénéficiant pas ou très peu de fonds publics ou mutualisés. L’obtention de la certification est alors motivée par l’opportunité de répondre aux différents plans gouvernementaux et/ou de compenser la diminution du marché des fonds consacrés à la formation par les entreprises.
Quelles considérations poussent les OF à s’engager dans cette démarche de certification ?
Les premières motivations sont de nature économique. En effet, la détention de la certification est une nécessité lorsque les fonds publics et mutualisés représentent une part importante dans le chiffre d’affaires de l’OF.
Les organismes hésitant à franchir le pas, mesurent le rapport coût/bénéfice d’une telle démarche, notamment au regard de l’investissement humain et financier qu’elle représente.
D’autres organismes envisagent des stratégies de partenariat ou de contournement. Soit en s’alliant pour mutualiser les coûts de Qualiopi, soit en faisant absorber leur entité par un organisme déjà certifié. D’autres projettent d’intervenir en sous-traitance pour le compte d’un autre OF.
Enfin, quelques organismes ne souhaitent pas s’engager dans ce processus, du fait d’une vision erronée des critères du référentiel et de ses exigences. D’autres « disqualifient la légitimité même d’une norme publique à dire la qualité de ce qu’ils font ».
Des méthodologies de préparation à la certification diverses
Dans point de vue méthodologique, la quasi-totalité des organismes de formation débute le processus de certification en comparant leurs pratiques au regard des exigences du référentiel national qualité.
Dans un second temps, l’enquête identifie deux choix organisationnels : soit préparer la certification avec les ressources déjà présentent en interne ou faire appel à de nouvelles compétences, via le recrutement d’un responsable Qualité ou en recourant à un prestataire externe. Dans ce dernier cas, le consultant se charge de « mettre à plat les processus, d’expliciter le sens des indicateurs de Qualiopi (…) et d’élaborer les éléments de preuve, ainsi que le système d’information qui en facilitera l’accès ».
Ce travail préparatoire est marqué par deux attitudes : la première consiste à confier ces tâches à un référent unique, la seconde à réunir une équipe aux compétences diverses. Cette dernière option engendre, au prix d’un investissement en temps nettement plus important, une vision partagée et complémentaire du système de management de la qualité.
Le choix de l’organisme certificateur
Les organismes de formation disposant déjà d’une certification, font la plupart du temps appel à l’organisme certificateur avec lesquels ils travaillent habituellement. Pour ceux, dont l’exercice est nouveau, deux critères prédominent : le prix et la notoriété de l’organisme certificateur. La phase d’audit est globalement ressentie de façon positive, les OF saluent le « dialogue professionnel constructif noué à cette occasion ».
Des logiques d’appropriation de la certification opposées
Pour conclure, l’étude, récence 3 attitudes face à ce processus de certification :
- La première consiste à utiliser cette nouvelle contrainte réglementaire comme un outil de management de la qualité pérenne, pour structurer et professionnaliser le processus global de formation.
- La seconde tend vers une logique court-termiste de cet exercice de certification. Il s’agit alors « d’une opération ponctuelle et une finalité en soi ». Cette position est parfois justifiée par le manque de ressources disponibles au sein de la structure.
- Enfin, les CFA souhaitent globalement faire vivre dans la durée ce processus de certification. Ils émettent en revanche des doutes sur l’opportunité d’appliquer certains indicateurs du référentiel, notamment en raison des caractéristiques propres à leurs établissements et aux finalités éducatives de leurs formations. A titre d’exemple, le référentiel comporte une obligation « d’information relative aux conditions de vente des formations », alors que cette dernière est entièrement gratuite pour les apprentis.
